本會創會理事長 楊美貞老師
「有緣千里來相會，無緣對面不相識」，這句話很能夠印證大伙兒在社團的互動關係；因共同興趣的結合，「口才協會」會員們來自各個不同領域，長期的共同學習、共同成長。
為了使會務順利運作，幹部們必須不斷與會員們聯繫；會員們在接到任何一位幹部的「詢問」、「調查」或「週知」時，應有的禮貌如以下：
(一) 迅速回覆
接到通知或調查，請迅速回覆，讓負責的幹部有清楚的依據；例如：雲清秘書長調查理事會出席人數時，請速回覆「可出席」，或者「不克出席~因OOO事情」，而不是只回覆：「收到，謝謝。」
回覆的方式，可以用電話、e-mail、傳真或手機line來回覆，記住秘書長的聯絡方式。
(二) 讀取回條
透過電腦發出的e-mail，並不確定每一位都會收到；有人馬上就回覆，有人是以按讀取回條方式讓我們知道你已收到通知；但也有yahoo帳號無法設定讀取回條功能，則請以馬上回覆方式回應，可以讓主要負責的幹部們處理會務時輕鬆些；但也有不少人不習慣回應，讓幹部們還得辛苦另外電話追蹤了解情形，敬請留意！！
(三) 語意清晰
有伙伴雖是快速回覆，但是回答：「收到，謝謝！」或是「都收到了！」負責的幹部還是無法得知你是「可以出席」還是「不克出席」？
或者收到的是哪一則e-mail？
會務繁多，幾乎天天都有不同性質的社團、班隊發出e-mail，麻煩回覆時，掛回你所收到的e-mail信文，讓幹部很清晰知道所通知的那一件事你確實收到了。
(四) 刪除信件
事情處理過後，或者電腦內垃圾信件太多，請勤於刪除，以便你的電腦可以順利接收新的郵件；往往有伙伴未能及時收到「口才協會」發出的e-mail，後來是在垃圾桶找到我們的e-mail通知而不自知，但事情已被耽誤了。
(五) 高效率做事方法
會內有不少熱心、負責的會員幹部，很樂意為大家服務；在服務的過程中，若因個人繁忙或其他因素，不能馬上執行或完成會務，請記得先向主要負責分工的人打聲招呼，是3天之後再處理？還是需要一星期時間才能處理？
打聲招呼，讓主要負責的人清楚知道後續要如何因應，而不是一定等到事情有完整執行後才回覆，致使負責的人其他後續作業懸著，不知如何進行！
(六) 早早告知你的情形
維護社團順利運作，人人有責；若你已同意的事，例如已登記要上台演練，卻碰到有事，不得已必須異動或取消，請務必早早告知！而不是不好意思提起，想等日子近一些再提，讓負責的幹部措手不及，來不及處理後續的安排。
(七) 主動幫忙
很高興大部份伙伴皆能彬彬有禮，每回出席聚會或活動，皆能親切、樂意的主動幫忙，整理教室、收拾垃圾，或者提早到場，協助前置作業；還是同樣的道理…參加「口才協會」，人人都是繳交會費來參加，長期互動，主動幫忙，分擔會務，才是受歡迎的會員。
(八) 清楚移交
參加社團的會員，總會有人因不同原因須中斷參與，例如生涯規劃因素，出國、結婚、生子、進修、換工作…，人人忙碌；爾後，萬一是你本身也須中止參與，手頭上的事務，須早早交待清楚；過去有不少會員皆能很清楚移交，雖中止參與，但維持有良好聯繫，珍惜友誼。
今年，順利老師太忙，須中止參與，處理得很好，班隊教學事務、社團會務都移交的清清楚楚，他日等順利老師方便再參加社團班隊，我們還是非常歡迎的。
以上所提「參加社團應有的禮貌」，其實也很適用於工作上、生活上；你若能留意到「如何與他人應對」，相信客戶、同事、上司、屬下以及親朋好友…，與你互動時都會很輕鬆愉快，受過社團訓練的人，處理事情是能效率、效果兼顧的。
(本文投稿於公元2014年)